Uuden työtilan käyttöönoton onnistunut resepti

Monissa työpaikoissa käydään vilkasta keskustelua työtiloista, sillä jokaisella meistä työelämässä olevalla on kokemuksia ja aistimuksia työtiloista. Saman havainnon voi tehdä lukiessa työtiloista sanomalehtien sivuilta ja internetin keskustelupalstoilta.

Minulla on ollut ilo tehdä töitä tuhansien ihmisten kanssa laajasti erilaisten työympäristömuutosten parissa. Olen projektipäällikkönä ollut kehittämässä uusia työtilapalveluja, kuten esimerkiksi co-workingtila Sesamia. Olen myös tutkinut työtilojen käyttöönottoa etnografisella tutkimusotteella Aalto-yliopiston Johtamisen laitoksella. Kokosin sinulle inspiraation lähteeksi omat oppini onnistuneen työympäristömuutoksen reseptistä. Mitä ajatuksia sinussa nousi? Mitä kuuluu sinun reseptiisi? Jaa ideasi.

#tapamuotoilu #weekdaygardener #vastaiskunaennaiskehittamiselle #työympäristö #sosiaalinentila

1 # Tilankäyttäjät arkkitehtien rinnalle suunnittelemaan uutta tilaa

Monesti kuulee, että haluamme vaikuttaa työtilalla tietynlaisen käytöksen syntymiseen. Valitettavasti tämä ajatus on tuomittu epäonnistumaan, jos tilankäyttö on täysin vierasta tilankäyttäjien tavoille tehdä töitä. Fyysisellä tilalla ei voi koskaan yksistään ohjata toimintaa työtilassa, vaan myös tilan käyttäjät vaikuttavat keskeisesti tilan muodostumiseen.

Omassa tutkimuksessani oli mielenkiintoista havaita, että vaikka itse tila olisi antanut mahdollisuuden vuorovaikutteisemmalle ja tasavertaisemmalle kokoukselle, työntekijät itse rajoittivat omaa toimintaansa tilassa eivätkä hyödyntäneet tilan mahdollisuuksia arkkitehtien ajatusten mukaisesti. Tämä ei sinänsä varmasti yllätä!

Samaa tuo esiin Canter (1977). Hänen mukaan ajatuksemme ja tunteemme tiloista vaikuttavat toimintaamme. Esimerkiksi Canter nostaa erilaisen toiminnan nuorisotalossa ja Metodisti-kappelissa - jo tietoisuus paikan luonteesta vaikuttaa siihen, miten me tilaa tulkitsemme. Hatch puolestaan (1990) on havainnut kenttätutkimuksessaan sen, että työtyytyväisyyteen ja tiedonkulkuun ei voi vaikuttaa ainoastaan etäisyyksillä, vaan huomiota pitää kiinnittää myös työtilojen käyttäjiin ja heidän tuntemuksiinsa.

Työtila rakentuu työntekijöiden arkipäiväisessä työtilan käytössä. Toisin sanoen työntekijä tulkitsee tilaa ja antaa sille merkityksiä suhteessa työyhteisönsä kulttuuriin.  Mielekkääseen työympäristöjen käyttöönoton reseptiin kuuluukin se, että tilankäyttäjät suunnittelevat uutta työtilaa yhdessä arkkitehtien kanssa. Näin varmistamme sen, että suunnittelijoiden tilakäsitys ei ole kaukana tilan käyttäjien arkisesta elämästä.

2 # Työtilasta katse työympäristöön

Työtila on osa työympäristöä, johon vaikuttaa fyysisen työympäristön lisäksi sosiaalinen ja virtuaalinen työympäristö. Fyysisen työympäristön elementtejä ovat toimivat, turvalliset ja viihtyisät tilat. Virtuaalisen työympäristön muodostavat muun muassa digitaaliset laitteet ja ohjelmistot ja tuki niiden käytölle sekä riittävät taidot. Sosiaalinen työympäristö koostuu esimerkiksi vuorovaikutuksesta muiden kanssa sekä ajantasaisista työnteon tavoista.

Ei ole kuitenkaan mielekästä erottaa toisistaan fyysistä, virtuaalista ja sosiaalista työympäristöä, sillä ne vaikuttavat toinen toisiinsa erottamattomasti. Esimerkiksi asiakastyön siirtyminen digitaalisille alustoille vaikuttaa keskeisesti fyysisten tilojen määrään ja laatuun. Näin ollen uutta työympäristöä suunniteltaessa on hyvä huomioida työntekemisen alustat laajemmin kuin pelkästään fyysisenä tilana.

3 # Ammatti-identiteetti työympäristön kehittämisen pohjaksi

Uusien työtilojen käyttöönotossa merkityksellistä on myös se, millä tavalla työntekijät kokevat uuden tilan oman identiteettinsä kannalta.

Esimerkiksi Halford ja Leonard (2006) nostavat laajan tutkimuksensa keskiöön tilan merkityksen työntekijöiden identiteetille. He kuvaavat tutkimuksessaan sitä, miten samassa organisaatiossa työskentelevät lääkärit ja sairaanhoitajat mieltävät itsensä työntekijöinä eri tavalla riippuen siitä, missä paikoissa he fyysisesti työskentelevät. Toinen tutkimuskohteista on tilana iso, kiireinen ja moderni sairaala, joka symboloi paikkana oman alansa huippuosaamista. Täällä sairaalan johdon vaade yrittäjämäisestä ja dynaamisesta tavasta tehdä töitä saa työntekijöiden keskuudessa kannatusta, koska kyseisen sairaalan työntekijät identifioivat itsensä paikan maineen mukaisesti erinomaiseksi henkilökunnaksi. Sen sijaan pienemmässä, viktoriaanista aikakautta henkivässä sairaalassa johdon vaateet muutoksesta eivät saa samalla tavalla kannatusta. Työntekijät kokevat, että perinteisissä tiloissa on edelleen mahdollista toteuttaa työn alkuperäistä tehtävää: hoitajat ovat hoitajia, eikä heidän tarvitse käyttää aikaansa hallinnolliseen työhön. Erityisen mielenkiintoiseksi Halfordin ja Leonardin tutkimuksen tekee se, että he osoittavat laajalla tutkimusaineistollaan tilan merkityksen identiteetin rakentamisessa ja ylläpidossa.

Onnistuneen työtilamuutoksen onnistumisen keskiössä on käydä dialogia työyhteisön päämääristä. Mitä tavoittelemme työssämme ja minkä vuoksi? Ja miten tila voi vahvistaa työmme päämääriä? Näin suuntaamme keskustelun tilasta työhön ja työympäristö vahvistaa samalla arkista työntekoamme ja käsityksiämme itsestämme ammattilaisina.

4 # Tilalla on ääni

Tilaa pitää elävöittää subjektiivisilla merkityksenannoilla ennen kuin se saa aikaan tietynlaista käytöstä. Bachelardille (1969) asunto muuttuu esimerkiksi kodiksi vasta jokapäiväisessä käytössä. Vastaavasti Caseyn (1998) mukaan tilajärjestelyt paitsi auttavat muistamaan, myös pakottavat muistamaan ja estävät unohtamasta.

Ranskalaisen kulttuuriantropologin ja sosiologin Bourdieun (1973) mukaan tilajärjestelyt kuvastavat usein myös yhteiskunnan valta-asetelmia. Bourdieu analysoi pohjoisafrikkalaisessa kylässä sijaitsevaa berberi-taloa. Hän näyttää tutkimuksessaan, että yhteisön oletukset sukupuolten rooleista muokkaavat keskeisellä tavalla tilan käyttöä. Naisilla on esimerkiksi käytössään muuta taloa pimeämmät tilat ja nukkumajärjestyksellä viestitään, kuinka merkittävänä henkilöä pidetään. Samanaikaisesti tilajärjestelyt myös ylläpitävät ja vahvistavat sukupuolijärjestystä.

Ei tarvitse kuitenkaan mennä berberi-kylään havaitakseen tilojen ilmentävän hyvin valtarakenteita. Riittää, että astut sisään tavalliseen suomalaiseen organisaatioon, jossa ei ole tehty työympäristön kehittämistä vähään aikaan. Voit helposti tila- ja kalustevalinnoilla muodostaa näkemyksen organisaation hierarkiasta tai hierarkiattomuudesta.

Työympäristömuutoksessa tilalle ja sen artefakteille pitää yhdessä muodostaa ääni. Esimerkiksi opastus tilan käytössä voi olla myönteisessä, pilke silmäkulmassa tehtyä, tai sitten totista kieltoihin perustuvaa. Ei tarvitse olla mikään suuri guru arvatakseen, kumpi ohjeistus kannustaa yhdessä sovittujen toimintatapojen ylläpitoon. Tilaan on myös monilla eri taiteen keinoilla mahdollisuus rakentaa merkityksiä yhdessä. Keinoja on monia! Tässä on vain muutama esimerkki.

5 # Tunteet työympäristökehittämisen apuna

En ole vielä ammattiurani aikana nähnyt ainoatakaan työympäristömuutosta, joka ei nostaisi pintaan voimakkaita tunteita – joko myönteisiä tai kielteisiä. Se, että voimme turvallisessa ilmapiirissä sanoittaa ja jakaa tunteemme riippumatta siitä, ovatko ne myönteisiä tai kielteisiä, mahdollistaa työympäristön käyttöönoton onnistumisen. Googlen kuuluisassa Aristoteles projektissa (2012) on hienosti tuotu esiin psykologisen turvallisuuden merkitys kaiken uuden kehittämisessä.

Tunteet myös antavat arvokasta tietoa työympäristön onnistuneelle käyttöönotolle. Ne ovat kuin kompassi oikean reitin löytämiseen. Missä tilassa tilankäyttäjät tuntevat myönteisiä tunteita ja miksi? Ja missä puolestaan nousee pintaan pääasiassa kielteisiä tunteita ja minkä vuoksi? Miten voimme parantaa työympäristöämme, jotta tilankäyttäjät tuntisivat myönteisiä tunteita?

6 # Iso kourallinen Kaizenia

Japanilaiset puhuvat ”kaizenista”: ”kai” tarkoittaa muutosta ja ”zen” hyvää. Kaizen on siten jatkuvan parantamisen prosessi, jossa asetetaan koko ajan uusia korkeampia tavoiteltavia tavoitteita kohti vieläkin parempaa. Muutokseen eivät osallistu tällöin vain organisaatiossa kehittäjän hatun saaneet ”kehittäjät”, vaan sitä voi tehdä jokainen organisaation jäsen arkisissa työtehtävissään. Muutos ei olekaan japanilaisessa ajattelussa kertaluonteinen tapahtuma, vaan muutos on kaiken olemassaolon perusta. Kun muutos ei ole kertaluontoinen tapahtuma, ei se sisällä samanlaista arvolatausta kuin länsimaissa perinteisesti ajateltu kerralla tapahtuva muutos.

Kun miellämme muutoksen jatkuvana prosessina, ei uutta työtilaa nähdä täysin valmiina muuton jälkeen, vaan työnteon ja tilojen käytön kehittäminen jatkuu aktiivisest ja ratkaisukeskeisesti tulevaisuudessakin. Tässä yhteydessä on hyvä myös palauttaa mieleen se, että tutkimusten mukaan uuden tavan omaksuminen vie keskimäärin 66 päivää, mutta vaihteluväli voi olla aina 18 päivästä 254 päivään riippuen henkilöstä ja kyseessä olevasta tavasta.

7 # Kutsu tapamuotoilija kylään

Jos sinusta kuitenkin edelleen tuntuu, että tarvitset apua ajatuksiesi jäsentämiseen, kannustan kokeilemaan ratkaisukeskeistä, positiivista psykologiaa ja organisaatioiden tutkimusta hyödyntävää tapamuotoilijaa (akkredoitu työnohjaaja STOry). Saatat yllättyä, kuinka innostavaa ja samalla tehokasta on työskentely tapamuotoilijan kanssa uuden työympäristön käyttöönotossa.  Älä siis emmi enempää!

“Todellisuutta ei ole olemassa. Me luomme sen.

— Honoré de Balzac (1799-1850)

#tapamuotoilu #vastaiskunäennäiskehittämiselle #weekdaygardener #arjenpuutarhuri #sosiaalinentila #työympäristö #työtila

Ps. Haluan kirjoittaa asioita, jotka auttavat juuri sinua ja organisaatiotasi muotoilemaan arjestasi entistä merkityksellisempää tapamuotoilun avulla. Kerro minulle, mistä aiheesta haluaisit lukea seuraavaksi ja minkä asian kokisit itsellesi hyödylliseksi. Kaikki toiveet otetaan ilolla vastaan! Kiitos jo etukäteen!

Blogissa viitatut kirjallisuuslähteet:

Bachelard, G. (1969): The Poetics of Space. Boston: Beacon Press. (Alkup. 1958).

Bourdieu, P. (1973): The Berber House. Teoksessa: Douglas, M. (toim.): Rules and Meanings. The Anthropology of Everyday Knowledge. Harmondsworth: Penguin, 98-110.

Canter, D. (1977): The Psychology of Place. London: The Architectural Press Ltd.

Casey, E.S. (1998): The Fate of Place. A Philosophical History. Berkely, Los Angeles ja London: University of California Press.

Hatch, M. (1990): The Symbolic Office Design: An Empirical Exploration. Teoksessa Gagliardi, P. (toim.): Symbols and Artifacts: Views of Corporate Landscape.Berlin: de Gruyter, 129-146.

Halford, S. ja Leonard, P. (2006): Place, Space and Time: Contextualizing Workplace Subjectivities. Organizational Studies. Vol. 27:5, 657-676.

Täällä keskustellaan työnteon tapojen muotoilusta, yhdessä kehittämisestä ja uuden luomisesta (työ)elämässä lempeässä ja voimaannuttavassa ilmapiirissä. Esitä rohkeasti ajatuksesi. Näin kylvät ympärillesi kukoistavia puutarhoja yhdessä Weekday Gardenerin kanssa.